1) Переміщення по табличному документу програми МS Excel
Для переміщення по таблиці можна використовувати :
1. Клавіші зі стрічками, що забезпечують переміщення по 4-х напрямах
2. Page Up, Page Down – для по екранного переміщення курсору вверх і вниз по таблиці
3. < Home > - для переміщення до початку активної стрічки
4. Ctrl + Home – для переміщення в клітку з адресою А1
5. Ctrl+End – для переміщення в останню заповнену клітинку
6. Ctrl ↑ - переміщення в початок стовпця
7. Ctrl ↓ - перехід до останньої клітинки стовпця
8. Ctrl → - в останню клітинку рядка
9. Ctrl ← - в першу клітинку рядка
2) Виділення фрагментів таблиці програми МS Excel
Для корекції даних, розміщених в декількох клітинах таблиці, треба їх виділити. Для виділення фрагмента можна використовувати:
1)Виділення всього рядка таблиці – Ctrl+Shift+→
2) Всього стовпця - Ctrl+Shift+↓
3)Всієї таблиці - Ctrl+Shift+→+↓
4) Будь-якого безперервного фрагмента: Встановити курсор на початку або вкінці виділеного фрагмента або протягнути по всій області мишкою, або нажати на Shift та тримати натиснутою, за допомогою курсора клавіш перемістити маніпулятор.
5)Виділення всієї стрічки робочого листа – натиснути мишею по номеру стрічки, натиснути Shift, пробіл
6)Виділення всієї таблиці - Ctrl+Shift+пробіл.
3)Використання логічних функцій програми МS Excel
Логічні функції використовуються у тому випадку, коли прийняття рішень супроводжується неоднозначним розв`яком завдань. Дія логічних функцій базується на булевій алгебрі, у якій змінні можуть набувати значень «Істина» або «Не істина». Логічна функція «Если» означає умова, вираз. Вона визначає умову та дві можливі дії, де одна є Істинна, а інші не істинні.
«ИЛИ» використовує дві умови:
1)Якщо одна з них Істинна, то і результат істинний
2)Якщо обидві умови Неістинні, то і результат неістинний.
Логічна функція «Если» дозволяє включати іншу функцію «Если», тобто бути вкладеною одна в іншу. Вона виконується в разі, коли зовнішні умови неістинні.
4)Основні поняття вбудованих функцій програми МS Excel
Функція – заздалегідь визначені формули, що в зазначеному порядку виконують обчислення за визначеними величинами (аргументами). Дозволяють використовувати прості та складні обчислення. Для роботи з ними використовують спеціальне вікно Майстер функцій, що з’являється на екрані після виконання команди Вставка функції:
1)У полі Поиск Функции можна ввести питання. Тоді з’явиться перелік функцій, що рекомендується виконати
2)За допомогою Справка по этой функции можна отримати довідку стосовно вибраної функції
3)Аргументи функції – треба визначити аргументи у вигляді комірок та діапазонів.
5)Поняття абсолютної та відносної адресації комірок у програмі МS Excel
Кожна робоча книга МS Excel складається з 65536 рядків, 255 стовпців. На перетині стовпця і рядка знаходяться комірки, що є елементарною структурною одиницею і призначені для впровадження і відображення даних. Кожна комірка має унікальну адресу та ім’я.
Використовують поняття абсолютної та відносної адресації комірки. Під відносною адресою комірки розуміють таку, яка змінюється при копіюванні формул. Абсолютна адреса – при копіюванні формули фіксуються і не змінюються.
Існують 3 стилі адресних комірок:
1)Стиль, при якому адреса комірки складається з назви стовпця і номера рядка. Абсолютна адресація досягається наявністю додаткового символу $, На приклад: $C4 – в стовбець, С$4 – рядок, $C$4 – комірку.
2)Стиль 3-вимірної адресації, у якому до адреси комірки додається ім’я аркуша робочої книги з позначкою ! Наприклад Лист!А1. Тривимірна адресація використовується під час аналізу даних в однакових діапазонах з кількох аркушів робочої книги.
3)R1C1 за ним нумеруються стовпці і рядки. У цьому стилі адресації R1C1 Excel позначає адресу комірки буквою R, за якою наведений номер рядка, C – номер стовпця. Слід зазначити, що у вигляді R1C1 надається абсолютна адресація комірок для відображення відносної адресації з використанням []. Для вмикання або вимикання адресації R1C1 необхідно виконати команду Сервіс, Параметри, Общие, встановити або зняти прапорець з пункту Стиль ссылок R1C1.
6)Особливості вводу формул у програмі МS Excel
Для введення і перегляду формул використовується рядок формул – панель у верхній частині вікна МS Excel, що використовуються для введення або зміни тексту, чисел та формул у клітинах або на діаграмах, на ній відобаражаєьтся константа або формула, що зберігається в активній клітині. Рядок складається з 3-х секторів: у 1-му вказується адреса активної комірки і кнопка, що відкриває список функцій під час створення формул. При впровадженні даних у 2-му секторі з’являються 3 допоміжні клавіші: відміна, введення, майстер функцій. У 3-му секторі відображається вміст активної комірки.
Формула може містити:
1)Посилання – адреси, імена комірок.
2)Константи – текстові значення або числа введені в комірку
3)Оператори – символи, що визначають тип обчислення у формулі: логічні, порівняння, посилання
4)Вбудовані функції – заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за певними величинами і в зазначеному порядку.
7)Комплексне формування даних у програмі МS Excel
Для форматування блоку комірок або таблиць виконується команда Формат, Автоформат. На екрані з’явиться відповідне діалогове вікно «Автоформат таблицы», за допомогою якого встановлюють основні атрибути електронної таблиці. Автоматично встановлені параметри можна скасовувати. У випадку роботи з однотипною таблицею користувачеві надається можливість створення власного стилю форматування, щоб зафіксувати набір атрибутів форматування.
Стиль – набір параметрів форматування: шрифт, розмір, відступи, що зберігаються під спільним ім’ям. Коли стиль застосовує до таблиці усі формати, що містяться у цьому стилі накладається на об’єкт форматування. Створений стиль можна використовувати на будь-якому листку книги. Для створення стилю слід виконати:
1)Виділити блок комірок,
2)Підключити необхідні формати
3)Виконати команду Формат – Стиль
4)Ввести ім’я стилю, встановити відповідні атрибути у діалоговому вікні Стиль,
5)Для зміни стилю треба вибрати його ім’я у списку Имя стиля, і натиснути Изменить
6)Створений стиль буде застосований до всієї книги після натиснення ОК!
8)Створення рядів даних у програмі МS Excel
Для впровадження даних, які повторюються або змінюються за певними правилами використовують засіб авто заповнення, за допомогою якого можна відтворити у електронній таблиці натуральні ряди чисел, календарні місяці, роки. Для створення рядів необхідно:
1)Виділити 1-шу комірку
2)Ввести початкове значення для ряду значень
3)Ввести значення у сусідню комірку, щоб визначити рядок заповнення
4)Виділити комірку, що містить початкове значення
5)Протягти маркер авто заповнення через комірки, що заповнюються. Для авто заповнення у порядку збільшення значення ряду слід перетягти маркер вниз або праворуч, щоб зменшити: вгору, вліво. Для створення рядів використовується діалогове вікно Прогресія, що відображається на екрані, після виконання команд Правка – Заполнить – Прогресия. Вибрати параметри авто заповнення можна за допомогою спеціального елементу смарт-тегу, що з’являється після переміщення маркеру авто заповнення. Із списку способів авто заповнення слід вибрати необхідний тип.
9)Способи корекції даних у таблиці МS Excel
10)Створення зведених таблиць у МS Excel
Створення зведених таблиць є одним із засобом обробки інформації великих масивів, що дозволяє виконувати складні дії з даними: 1) здійснювати вибір інформації за допомогою критерію з інших аркушів однієї книги або декількох книг, 2)сформувати зведену таблицю з даних інших джерел, 3)отримати інформацію з декількох інтервалів консолідації даних для побудови багаторівневих зведених таблиць, 4)будувати зведену таблицю за адними іншиз зведених таблиць.
Для створення зведених таблиць слід: Даные – Сводная таблица – за допомогою майстра зведених таблиць виконувати наступні інструкції: 1) тип джерела даних для побудови таблиці – Далее, 2)Вказати діапазон даних на основі яких будується таблиця – Далее, 3)Встановити місце розташування зведеної таблиці, 4)Кнопка «Макет», у діалоговому вікні вибрати поля для листка, рядка, стовпів зведеної таблиці. Ці дії виконуються перетягуванням ярликів полів, що вказані в правій частині вікна у відповідне вікно, 5)ОК, 6)Готово.
11)Створення підсумків у таблицях МS Excel
Команда Итоги в меню Даные дозволяє впорядкувати БД за допомогою групування записів з виведенням проміжних підсумків, середніх значень. Команда відображає дані в БД у вигляді структури, що надає можливість розгортати та згортати розділи. Командна Итоги використовується для відсортованих даних показників, що беруть участь у формуванні підсумків. Режим структурованої БД дозволяє переглядати різні частини списку за допомогою кнопок, що розташовані в лівому полі робочого листа. Кнопки мають позначки + і -, що означає згорнути і розгорнути. Для відміни підсумків треба: Даные – Итоги – Промежные итоги – Убрать все.
12)Типи помилок при обчисленнях у формулах програми МS Excel
Реакцією на неправильне введення формул є повідомлення Excel про помилки – значення в комірках, що позначається #. Щоб легше було знаходити і усувати помилки у формулах передбачена найпростіша діагностика помилок: помилки розрізняють по категоріях, якій відповідає повідомлення. Список значень помилок:
1) ##### - найбільш часте значення помилки в роботі початківців, що з’являється, коли ширина комірки недостатня для розміщення в ній числа, дати, часу. Щоб усунути помилку треба розширити комірку або змінити формат числа.
2) #ИМЯ? – неможливість розмістити ім’я. Це значення помилки виникає, коли неправильно зазначається ім’я об’єкта або посилання на ім’я, що було вилучене, коли не вірно записано функцію, коли при записі адрес замість латині використовується кирилиця.
3) #ЗНАЧ? – спроба некоректного використання функції. Помилкою є невідповідність даних встановленого формату.
4) #ЧИСЛО! – значення помилки, що означає проблему пов’язану з представленням або використанням чисел. Помилка можлива, якщо в комірку введена формула, що повертає занадто велике значення по модулю (>1037), або результат обчислень по формулі не сходиться до кінцевого значення.
5) #ССЫЛКА! – наявність проблеми з інтерпретацією посилань, що міститься у формулі. Можливо, що формула містить посилання на комірку, що вже вилучена, чи посилання на комірку, у яку скопійовано вміст інших комірок.
6) #ДЕЛ/0 – спроба ділення на нуль. Ситуація виникає не через те, що в коміку записаний оператор ділення на 0, а як наслідок використання як дільник посилання на порожню комірку, або ту, що містить нульове значення.
7) #ПУСТО! – значення помилки, що з’являється у випадку завдання у посиланні порожніх комірок, помилка виникає при перетинанні 2-х діапазонів
8) #Н/Д – скорочення Невизначені дані – значення помилки спеціально вводиться в комірки, щоб запобігти обчисленню, що не можуть бути здійснені через відсутність даних.
13)Пошук помилок у формулах МS Excel
Формула, що містить посилання на клітинку зі значенням помилки також повертає значення помилки. Для пошуку помилок Excel надає у розпорядження користувача можливість для відслідковування залежності шляхом графічного представлення зв’язку між впливаючими та залежними клітками. Стрілки у робочому листі будуть відображені лише у випадку, якщо включений параметр Отображать у полі Обекты на вкладці Вид вікна параметрів (Сервис - Парметри).
Відслідкувати залежність зручно за допомогою панелі інструментів Зависимость, що містить кнопки для активізації відповідних команд. Задати відображення панелі можна за допомогою Сервис – Зависимости.
Стрілки спостереження спрямовані відповідно до потоку даних. Кінець стрілки вказує на комірку з формулою, Стрілка спостереження синього кольору, а та що вказує на помилку – червоного. Стрілки видаляються при умові: 1)Зберігання, закриття робочої книги, 2)Внесення зміг у структуру робочого листа, 3)Зміна формули. Іноді при введені формули, виникає повідомлення про циклічні посилання. У цьому випадку формула прямо або побічно посилається на саму себе. Такі посилання виникають внаслідок неправильного задання формул.
14)Типи інформаційних систем обробки баз даних
15)Поняття запитів та їх класифікація в програмі MS Access
Запити - це команди написані мовою SQL, що використовується для пакетної обробки запитів, таблиць чи їх об'єднань. Команди мовою SQL містять стандартний набір службових слів та поля, згідно яких необхідно відібрати дані, поєднати записи, вивести записи при виконанні запиту, відсортувати та згрупувати інформацію. Найпоширеніші слова мови SQL:
- SELECT - відібрати поля з джерела даних
- FROM- сформувати джерело даних
- WHERE - задати умову відбору записів
- GROUP BY - задати поля групування записів
- ORDER BY - вказати ознаку сортування даних.
Запити в ACCESS можуть використовуватись в 3 режимах:
а) в режимі таблиці - де виводяться результати обробки запиту.
б) в режимі конструктора - це запит подається у вигляді ОВЕ стандарту.
в) в режимі SQL - це записи записуються відповідними текстовими рядками.
Запити на вибірку не впливають на вміст, вони лише відображають інформацію з таблиць чи їх сукупностей. Запити на корегування змінюють свої дані, не відображаючи їх на екрані.
16)Моделі зв’язків між даними у програмі MS Access
Розрізняють 3 основні моделі зв’язків між даними:
1)Реляційна (таблична) – інформація зберігається у вигляді таблиці, де кожен рядок зберігає властивості об’єкта, а кожен стовпець описує певну характеристику всіх об’єктів. При цій моделі зв’язку інформація зберігається у структурному вигляді. Таке зберігання дозволяє отримати швидкий доступ до даних, але пошук та сортування здійснюється довго.
2)Ієрархічна – інформація зберігається у деревовидній структурі, що дозволяє зберігання і здійснення швидкого пошуку і впорядкування інформації.
3)Мережева – інформація пов’язана одна за одною за всіма можливими критеріями. Таке зберігання максимально збільшує можливість пошуку, але вимагає значних затрат дискової пам’яті, на практиці не використовується.
В сучасних БД реалізується реляційна модель зв’язку з елементами ієрархічної.
17)Типи даних полів в MS Access
Тип Опис Розмір
Текстовой Алфавітно-цифровий символи 0-255
Поле МЕМО Алфавітно-цифрові символи 0-65353
Числовой Числові значення 1, 2, 4, 8, 16 байта
Дата-время Дата і час 8 байт
Денежный Грошові значення 8 байт
Счетчик Автоматичне збільшення номера 4 байти
Логический Логічне значення Да/Нет 1 байт
Поле объекта OLE Малюнки, діаграми, звуки, відео До 1 Гб
Гиперссылка Посилання на документ чи файл 0-2048
Мастер подстановки Відображає дані, що підставлені з іншої таблиці 4 байт 18)Проектування БД MS Access на інфологічному рівні 29)Охарактеризувати властивості таблиць та полів таблиць бази даних MS Access
Властивості полів таблиці:
1. Ім’я поля – повинно містити не більше 64 символів, має починатися з великої літери, не повинно містити /[]., Рекомендується, щоб на початку імені не використовувалися цифри, а в самому імені – пробіли. Назва поля має бути компактною.
2. Тип поля – відображає перелік типів даних, що застосовуються до ім’я поля.
3. Опис поля – текст, що використовується для довідок, при заповненні поля
4. Ознака ключового поля – ознака задає поле, чи сукупність полів, що повинні бути не порожніми та унікальними
Інші властивості полів, що залежать від обраного типу:
1. Довжина поля (для текстового поля) – кількість букв, що відводяться для зберігання поля. Для числових полів – один з фіксованих типів. Довжина числового поля обирається зі списку залежно від потреби. Поле дати займає в пам’яті 4 байти, логічне поле – 2 байти, поле OLE – стільки, скільки займає заданий об’єкт
2. Формат поля – задає формат виводу тексту, чисел, дат, логічних даних на екран і принтер.
3. Число десяткових знаків – впливає на відображення чисел, при відсутності формату
4. Маска вводу – задає формат для зручного введення даних
5. Підпис – текст, що супроводжує поле в режимі таблиці у формах і звітах
6. Значення по замовчуванню – в полі записується значення, що відразу заноситься в поле, при створенні нового запису
7. Умова назначення – задається умова, яку має задовольняти поле, після редагування
8. Повідомлення про помилку – міститься текст повідомлення, що з’являється при порушенні умов попереднього пункту
9. Обов’язкове поле – вказується чи обов’язково потрібно вводити значення в дане поле
10. Підстановка значення – описується на закладці підстановка, створена майстром підстановок.
|
